Weihnachten steuerlich richtig planen: So geht`s richtig!

Wer seinen Mitarbeitern an Weihnachten „Danke“ sagen will – ob nun mit einer Weihnachtsfeier oder Weihnachtspräsenten – sollte einige Regeln beachten, um nicht in die Steuerpflicht hineinzurutschen und ungewollt das Finanzamt vor der Tür stehen zu haben. 
Achtung: wir sind keine Steuerberatung - wende Dich zur konkreten Bearbeitung, wenn du Dich in Grenzfällen bewegst, bitte an Deinen Steuerberater.

Geschenke für Mitarbeiter - Wie teuer dürfen diese sein?

Für abgabenfreie Incentives gilt seit dem 01.01.2022 eine Sachbezugsfreigrenze von 50,00 € pro Monat und pro Mitarbeiter. Sachzuwendungen an Angestellte sind bis zu diesem Betrag nach § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG steuerfrei. Auch in der Sozialversicherung greift diese Steuerfreiheit, da sie durch die Sozialversicherungsentgeltverordnung übernommen wird. Zusätzlich gilt: Zuwendungen des Arbeitgebers von bis zu 60,00 € bleiben ebenfalls steuerfrei, wenn sie anlässlich eines persönlichen Ereignisses gewährt werden. Hier spricht man steuerlich von sogenannten „Aufmerksamkeiten“. 

Als persönliche Ereignisse gelten:

  • Geburtstage
  • Die Geburt eines Kindes
  • Willkommensgrüße nach langer Krankheitszeit
  • Mitarbeiterjubiläen

Wichtig: Weihnachtspräsente zählen nicht zu den persönlichen Anlässen. Hier greift ausschließlich die monatliche 50-€-Freigrenze.

Sind Weihnachtspräsente steuerpflichtig?

Weihnachtsgeschenke sind steuerfrei, solange sie die monatliche Sachbezugsfreigrenze von 50 € nicht überschreiten.
Sobald der Wert des Geschenks diesen Betrag übersteigt, wird das Geschenk steuerpflichtig – und zwar in voller Höhe, nicht nur mit dem Anteil über 50 €.
Die 60-€-Aufmerksamkeitsregel gilt nicht für Weihnachten, da es kein persönlicher Anlass im steuerlichen Sinne ist.

Weihnachtspräsente als Sachgeschenke

Weihnachtsgeschenke an Mitarbeiter sind grundsätzlich steuerlich zulässig, unterliegen jedoch bestimmten Grenzen, damit sie abgabenfrei bleiben. Nach aktuellem Recht gilt die monatliche Sachbezugsfreigrenze von 50 Euro pro Mitarbeiter. Das bedeutet: Sachgeschenke oder Gutscheine, die diesen Wert nicht überschreiten, müssen weder versteuert noch in der Sozialversicherung berücksichtigt werden. Überschreitet der Wert der Zuwendung diese 50 Euro auch nur geringfügig, wird der gesamte Betrag als geldwerter Vorteil behandelt und ist lohnsteuer- sowie sozialversicherungspflichtig. Es handelt sich hierbei also nicht um einen Freibetrag, sondern um eine Freigrenze, deren Überschreitung den vollen Betrag steuerpflichtig macht.

Eine oft zitierte Grenze von 60 Euro gilt ausschließlich für Aufmerksamkeiten anlässlich persönlicher Ereignisse wie Geburtstage, Hochzeiten, Geburt eines Kindes, Jubiläen oder Rückkehr nach längerer Krankheit. Weihnachtsgeschenke zählen steuerlich nicht zu diesen persönlichen Anlässen. Deshalb kann die 60-€-Regel hier nicht angewendet werden. Weihnachtsgeschenke müssen also immer innerhalb der 50-€-Freigrenze bleiben, um steuerfrei zu sein.

Gutscheine sind nur dann steuerfrei, wenn sie die Kriterien eines direkt nachvollziehbaren Sachbezugs erfüllen: Sie dürfen ausschließlich für Waren oder Dienstleistungen eingelöst werden und eine Barauszahlung muss ausgeschlossen sein. Reine Geldgeschenke, frei wählbare Sachbezüge durch Wunschgutscheine oder frei verfügbare Prepaid-Karten fallen nicht unter die Freigrenze und müssen versteuert werden.

Kommt es zu einer Weihnachtsfeier, gibt es zusätzlich den steuerlichen Freibetrag von 110 Euro pro Mitarbeiter und Veranstaltung. Alle Kosten, die zur Feier gehören – von Verpflegung über Raummiete bis hin zu Geschenken – werden dabei zusammengezählt. Wird das Geschenk während der Weihnachtsfeier überreicht, muss sein Wert in diesen Freibetrag einbezogen werden. Wird es außerhalb der Feier übergeben, fällt es hingegen nur unter die 50-€-Freigrenze und nicht unter den Freibetrag für die Betriebsveranstaltung.

Wie verhält es sich mit Nebenkosten (Versand, Druckeinrichtung o.Ä.)?

Die Freigrenze bezieht sich ausschließlich auf den Wert des Geschenks selbst, also den Preis der Ware oder des Gutscheins.  Kosten, die der Arbeitgeber zusätzlich trägt, um das Geschenk zu übergeben – z. B. Porto, Verpackung, Druckkosten für Grußkarten, Geschenkboxen oder personalisierte Etiketten – dürfen zusätzlich angesetzt werden.  Diese Nebenkosten erhöhen den Wert des Geschenks nicht, sodass sie die Freigrenze nicht überschreiten. Die Nebenkosten sind auf unserer Rechnung immer separat ausgewiesen.

Reine Geldgeschenke

Wenn sich der Arbeitgeber anlässlich des Weihnachtsfestes dazu entschließt, ein Geldgeschenk zu machen, spricht man von sogenanntem Weihnachtsgeld, wobei es sich um eine Einmalzahlung handelt, die grundsätzlich weder steuerfrei noch sozialversicherungsfrei ist. Die Höhe des Weihnachtsgeldes kann frei bestimmt werden. Individuell kann außerdem mit dem Arbeitnehmer vereinbart werden, dass das Weihnachtsgeld in eine betriebliche Altersvorsorge eingezahlt wird, wodurch sich eine Versteuerung des Geldes verhindern lässt. Dementsprechend kann der Beschenkte jedoch nicht sofort auf das Geld zugreifen.

Gibt es einen rechtlichen Anspruch auf Weihnachtsgeld?

Die Arbeitnehmerschaft würde sich sicherlich freuen, wenn dem so wäre, doch es gibt keinen generellen Anspruch eines Arbeitnehmers auf Weihnachtsgeld. Dieser Anspruch kommt nur unter folgenden Voraussetzungen in Betracht:

  • Die Zahlung eines Weihnachtsgeldes ist explizit im Arbeitsvertrag vereinbart worden oder ergibt sich aus einem Tarifvertrag oder einer Betriebsvereinbarung.

  • Die „betriebliche Übung“: Der Arbeitgeber hat über einen Zeitraum von mindestens drei Jahren ohne Vorbehalt der Freiwilligkeit allen Arbeitnehmern oder Arbeitnehmern einer bestimmten Abteilung ein Weihnachtsgeld in einer bestimmten Höhe oder nach einer bestimmten Berechnungsmethode gezahlt. Der Anspruch auf Weihnachtsgeld richtet sich in diesem Fall nach der Höhe, die in den Jahren zuvor gezahlt wurde. Die „betriebliche Übung“ stellt einen ungeschriebenen Teil des Arbeitsvertrages dar.

  • Der Gleichbehandlungsgrundsatz: Ein einzelner Arbeitnehmer kann nicht ohne triftigen Grund von einer Weihnachtsgeldzahlung ausgeschlossen werden, wenn alle anderen Arbeitnehmer im Unternehmen eine solche Zahlung erhalten.

Geschäftspartner beschenken

Bei der Auswahl von Geschenken für Kunden, Geschäftspartner, Lieferanten oder andere Geschäftskontakte sollte ähnlich umsichtig vorgegangen werden wie bei Betriebsveranstaltungen. Es gibt keine gesetzlich verbindliche Wertgrenze, ab der ein Geschenk automatisch als Bestechung gilt, dennoch empfiehlt es sich, auf Geldgeschenke zu verzichten und den Überreichungszeitpunkt sorgfältig zu wählen, um mögliche Zweifel an der Angemessenheit zu vermeiden.

Sachgeschenke sollten sozial angemessen und nicht übermäßig wertvoll sein, damit sie als zulässige Betriebsausgaben anerkannt werden. Für die steuerliche Behandlung gilt: Pro Empfänger und Jahr sind Sachgeschenke bis zu 35 € netto als Betriebsausgabe abziehbar. Dieser Betrag gilt für den Nettowert des Geschenks, während Verpackungs-, Porto- oder Frachtkosten zusätzlich geltend gemacht werden können.       

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Weihnachtsfeiern: Steuerpflicht – ja oder nein?

Für Weihnachtsfeiern gilt: wer keine Steuern zahlen will, bei dem dürfen die Kosten pro Teilnehmer nicht über 110 Euro (Bruttobetrag inklusive Umsatzsteuer) liegen. Bei diesem arbeitgeberfreundlichen „Freibetrag“ ist seit 2015 nur die Summe zu versteuern, die über diesen 110 Euro pro Person liegt. Jedoch darf die Gesamtsumme nur durch die Anzahl der teilnehmenden Mitarbeiter (d.h. der tatsächlich Anwesenden) geteilt werden, um den Betrag pro Person zu berechnen. Kalkuliere also so, dass Du auch bei mehreren Absagen noch unter dem Freibetrag von 110 Euro liegst. Die Kosten für Angehörige, die ebenfalls zu der Feier kommen, werden dem jeweiligen Angestellten zusätzlich zugerechnet, wodurch die Summe von 110 Euro schneller erreicht wird. Aus diesem Grund solltest Du als Arbeitgeber und Veranstalter der Weihnachtsfeier, wenn Du den Freibetrag nicht überschreiten möchtest, bei der Organisation der Veranstaltung strukturiert und geplant vorgehen. Verpflegung, Miete für die Räumlichkeiten, Dekoration, Engagement von Musikern – sprich: alles, was zur Betriebsparty gehört, ergibt am Ende die Summe, die (eventuell) versteuert werden muss.

Sollten die Ausgaben pro Mitarbeiter sich dennoch auf mehr als 110 Euro belaufen, müsste der Mitarbeiter darauf Lohnsteuer sowie Sozialversicherungsbeiträge zahlen, weil die Weihnachtsfeier dann als „geldwerter Vorteil“ gelten würde. Doch welcher Kollege geht schon gerne zu einer Weihnachtsfeier, für die er sogar noch Steuern bezahlen muss? Eben! Alternativ könnte der Arbeitgeber selbst auf die Aufwendungen, die über den Freibetrag hinausgehen, eine pauschale Lohnsteuer von 25 Prozent zahlen und den Mitarbeiter somit von seiner Steuerpflicht befreien (Lohnsteuerpauschalierung).

Achtung bei Minijobbern! Werden die 110 Euro pro Person überschritten, können durch die Minijobber nun zusätzliche Kosten entstehen, weil die Kosten vom Finanzamt nun auf die Löhne aufgeschlagen werden. Die oben gennannten Regeln lassen sich generell lediglich auf zwei Betriebsfeiern im Jahr anwenden. Ab der dritten Betriebsfeier ist jede Feier ohne Freibetrag voll steuerpflichtig. Dem Arbeitgeber steht frei zu wählen, für welche beiden seiner Betriebsfeiern er den Freibetrag in Anspruch nehmen will.

Ist der Unternehmer verpflichtet, eine Weihnachtsfeier zu veranstalten?

Nein, kein Arbeitgeber muss eine Weihnachtsfeier ausrichten, auch dann nicht, wenn es in den Jahren zuvor stets Weihnachtsfeiern gegeben hat. Wird ein betriebliches Weihnachtsfest veranstaltet, ist die Teilnahme daran ebenfalls kein Muss, es sei denn, sie findet während der normalen Arbeitszeit statt.

In diesem Fall, wenn es sich also um eine „echte“ Betriebsfeier im Sinne des EStG handelt, die für jeden Mitarbeiter zugänglich ist und während der Arbeitszeit ausgetragen wird, kann der Arbeitgeber einen Teil der Kosten für diese Weihnachtsfeier steuerlich absetzen.

Darf ein Betrieb eine Weihnachtsfeier für seine Geschäftskunden ausrichten?

Grundsätzlich darf eine Feier auch für Geschäftskunden ausgerichtet werden. Bezüglich des Budgets gibt es keine ausdrücklichen Leitfäden oder Gesetze, jedoch sollte vermieden werden, dass man der Korruption verdächtigt werden kann, beispielsweise wenn eine Feier augenscheinlich besonders kostspielig ausfällt oder kurz vor einem wichtigen Vertragsabschluss stattfindet. Auch hinsichtlich der Gästeliste sollte man Vorsicht walten lassen, insbesondere bei Gästen, die öffentliche Ämter bekleiden.