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Vorwort: Eine stressige besinnliche Weihnachtszeit

Weihnachten. Das ist die Zeit im Jahr, um einmal zur Ruhe zu kommen, das Jahr Revue passieren zu lassen und eine besinnliche Zeit im Kreise der Familie zu verbringen – zumindest theoretisch. Denn für viele wird die eigentlich „besinnliche“ Weihnachtszeit zu einem kommerzialisierten Stress-Geschäft: das teuerste Geschenk, die tollste Karte, Weihnachtsshopping hier, Plätzchen backen da. Jede Woche eine Weihnachtsfeier, die Suche nach dem perfekten Tannenbaum und was ist eigentlich mit dem alljährlichen Skiurlaub?

Wenn Ihnen schon beim Lesen ein wenig schwindelig wird, dann kennen wir ein einfaches Rezept: Gehen Sie Weihnachten einmal entspannter an! Mit gut durchdachter Planung wird Ihr Weihnachtsfest das, was es in der Theorie jedes Jahr ist: besinnlich. Das gilt nicht nur für das eigentliche Fest mit der Familie, sondern auch für die betriebliche Weihnachtsfeier in Ihrem Unternehmen.

Schenken Sie Anerkennung mit einer Firmenweihnachtsfeier

Die (Vor-)Weihnachtszeit ist für Sie als Unternehmer die ideale Gelegenheit, Ihren Mitarbeitern Anerkennung zu schenken und für die geleistete Arbeit Dankbarkeit zu zeigen, die von Herzen kommt. Ein betriebliches Weihnachtsfest sollte kein protziges Event sein, sondern die Gelegenheit bieten, in lockerer Atmosphäre zusammenzukommen. Zeigen Sie Ihren Kollegen, dass Sie sich Gedanken gemacht haben, und bieten Sie ihnen ein geselliges Event, das zu ihnen passt. Ein gemeinsames Essen im Restaurant ist zwar eine nette Geste, doch für Ihre Mitarbeiter wünschen Sie sich mehr als eine Standard-Feier, schließlich geht es hier vor allem darum, gemeinsam mit dem Team unvergessliche Stunden zu verleben – Alltagsstress adieu!

„Die Art des Gebens ist wichtiger als die Gabe selbst.“ (Pierre Corneille)

Die perfekte Weihnachtsfeier zu organisieren ist gar nicht einfach, wenn man bedenkt, dass Sie immerhin die wichtigsten Menschen um sich herum damit beschenken möchten. Sie machen das Unternehmen erst zu dem, was es ist, und dafür sollen sie die angemessene Wertschätzung bekommen. Bedacht werden müssen also nicht nur die Gästeanzahl, Location und Catering, sondern vor allem auch mögliche Programmpunkte, die nicht bei jeder 08/15-Weihnachtsfeier zu finden sind. Schließlich soll die Feier mit dem Betrieb etwas ebenso Besonderes sein wie Ihre Mitarbeiter selbst.

Lehnen Sie sich relaxed zurück, sehen Sie sich unseren „4-Schritte-Plan zur perfekten Betriebsweihnachtsfeier“ an und sorgen Sie dieses Jahr für wahrhaft besinnliche Weihnachtstage, an die Sie und Ihre Kollegen sich gerne erinnern werden.

 

Schritt 1: Die Planung

Für jedes Event gilt: Eine gute Vorbereitung ist das A und O. Und das bedeutet, dass man mit der Planung eigentlich nie zu früh loslegen kann. Vier bis sechs Monate sollten jedoch (je nach Größe des Events) ausreichen. Denn es muss Einiges bedacht werden, und ein Brainstorming sowie anfängliches Ideensammeln entwickeln sich durch diszipliniertes Vorgehen nach und nach zu einer gut geplanten Veranstaltung. Zum endgültigen Buchen und Organisieren bleibt noch genug Zeit, zunächst einmal soll der Prozess in Gang gebracht und die ersten Entscheidungen vorbereitet werden. Denn so ganz von allein organisiert sich keine Weihnachtsfeier. Insbesondere, wenn mehrere Personen in die Organisation involviert sind und sich untereinander intensiv absprechen müssen, ist eine frühzeitige Vorbereitung besonders wichtig. Idealerweise sollten jedoch nicht mehr als drei Personen mit der Organisation betraut werden, um die Planung nicht unnötig zu verkomplizieren. Es gibt außerdem die Möglichkeit, eine Weihnachtsfeier durch eine externe Agentur organisieren zu lassen. Ihr Vorteil dabei: Sie lassen Profis ans Werk und sparen Opportunitätskosten ein. Outsourcing kann sich daher also sehr lohnen!

1. Ziele formulieren und Teilnehmerliste erstellen

Das Wichtigste an Ihrer Weihnachtsfeier: Eindeutig die Gäste! Daher empfehlen wir als ersten Schritt, eine Teilnehmerliste zu erstellen. Klingt banal, ist es aber nicht. Das Erstellen einer Gästeliste kann deutlich aufwendiger und langwieriger sein als gedacht! Nicht nur, dass alle Kontaktdaten auf dem neuesten Stand sein müssen (ist in letzter Zeit vielleicht jemand umgezogen oder neu dazugekommen?), vor allem müssen Sie sich darüber bewusst werden, was das Ziel Ihrer Veranstaltung ist (Mitarbeiterbindung, Teambuilding, Kundenbindung, Aufmerksamkeit für Ihr Unternehmen) und wen Sie daher einladen wollen. Auf jeden Fall gehören natürlich Ihre Belegschaft beziehungsweise die verschiedenen Abteilungen dazu. Stellt sich die Frage: Laden Sie auch Ehepartner oder die gesamte Familie mit ein? Was ist mit ehemaligen Mitarbeitern oder solchen, die erst im Januar neu hinzukommen? Möchten Sie auch Ihre Kunden, Geschäftspartner oder gar Pressevertreter dabeihaben? Sie sehen: Die Ziele Ihres Weihnachtsevents haben große Auswirkungen auf die Veranstaltung – auf ihre Größe, das Budget und die Zahl der Teilnehmer. Und genau diese Parameter sind maßgeblich entscheidend für den Erfolg Ihrer betrieblichen Weihnachtsfeier.

2. „Save-the-Date“-Info herausgeben

Sobald die Teilnehmer feststehen, sollten Sie den Termin des Events festlegen und schnellstmöglich auch an die Gäste kommunizieren. Insbesondere am Ende des Jahres häufen sich die Termine, der Jahresabschluss ist fällig, die Inventur steht an und auch im Privatleben der Beschäftigten stehen höchstwahrscheinlich mehrere Weihnachtsfeiern an. Die „Save-the-Date“-Info wird in den meisten Fällen elektronisch herausgegeben, das ist schlicht einfacher und noch dazu umweltfreundlicher.

Auch für die eigentlichen Einladungen können Sie sich überlegen, wie Sie diese versenden, denn handfeste Einladungen sind persönlicher und wirken verbindlicher als beispielsweise eine schlichte Einladung über das Intranet. Je nach Auflage der Einladungen kann man diese entweder per Post versenden oder direkt am Arbeitsplatz verteilen – die Umwelt freut sich.

 3. Mini-Eventplan erstellen

Um einen Überblick über das Projekt zu bekommen, können Sie einen kleinen Eventplan erstellen, der Ihnen dabei hilft zu vermeiden, dass etwas noch in letzter Sekunde organisiert werden muss und die Feier ein Flop wird. Denn die Weihnachtsfeier sollte ein wichtiges Thema im Jahresplan sein. Setzen Sie sich für die verschiedenen Etappen der Planung Deadlines! Wichtig ist: Arbeiten Sie die Liste strukturiert und der Reihe nach ab. So kommen Sie nicht durcheinander und laufen keine Gefahr, wichtige Aspekte zu übersehen. Eine gute Hilfestellung können „Meilensteine“ im Eventplan sein. Diese helfen Ihnen noch besser, die Übersicht zu bewahren. Nach der Festlegung des Budgets kann Ihr erster wichtiger Meilenstein auf dem Eventplan beispielsweise die Festlegung der Location sein: Soll die Feier auf dem Firmengelände oder extern stattfinden? Wie sieht es mit der Ausstattung sowie mit Kühl- und Lagermöglichkeiten aus, welchen Platz brauchen Sie für sich und Ihre Gäste, wie lässt sich das Catering regeln? Ist der Ort für jeden gut erreichbar oder müssen Sie gegebenenfalls Hotelzimmer hinzu buchen?

 

Schritt 2: Die Auswahl

Sie haben Ihre Ziele formuliert, die Teilnehmer informiert und einen Zeitplan erstellt. Jetzt heißt es: Ran an die Arbeit! Und wie sich diese gestaltet, liegt ganz bei Ihnen.

1. Der Klassiker: Essen gehen oder ein vorgegebenes Event buchen

Eine typische Weihnachtsfeier sieht so aus: Man macht vielleicht etwas früher bei der Arbeit Schluss und begibt sich in ein vorher gebuchtes Restaurant – oder, noch unkomplizierter, einfach auf den Weihnachtsmarkt. Das Risiko, dass jemand das nicht mögen könnte, ist quasi gleich null. Teambuilding? Nicht wirklich. Denn in der Location Ihrer Wahl setzen sich diejenigen zusammen, die sich auch auf der Arbeit schon gut verstehen, und Grüppchenbildung spaltet ein Team eher, als dass sie es eint. Es gibt jedoch auch zahlreiche Agenturen, bei denen Sie eine Weihnachtsfeier mit spannenden Programmpunkten ganz einfach buchen können. Das nimmt Ihnen die Organisation ab, hat jedoch den Nachteil, dass auf individuelle Wünsche und Anregungen oft nicht eingegangen werden kann.

2. Individuell: Organisieren Sie Ihre Weihnachtsfeier komplett selbst

Diese Variante hat ein bisschen was von Obamas „Yes, we can!“ und dem Do-it-yourself-Trend, der gerade jeden Lebensbereich erobert. Wenn Sie vor Ideen nur so sprudeln, Dinge gerne selbst in die Hand nehmen und ein unvergessliches Weihnachtsfest feiern wollen, ist dies eine gute Alternative zum schlichten Buchen eines Paketes. Sie müssen keine Kompromisse eingehen, sondern können alles nach Ihren Vorgaben planen, organisieren und gestalten. Einen kleinen, aber sehr pikanten Haken gibt es jedoch: die Opportunitätskosten. Und diese können, wenn Sie einen eventbegeisterten Mitarbeiter auf die Weihnachtsfeier ansetzen, sehr teuer werden – denn wer ein außergewöhnliches Event organisieren will, braucht dafür sehr viel Zeit.

3. Individuell und professionell

Eine einfache „Ready-made“-Variante ist Ihnen zu eintönig, und Sie möchten sich die Möglichkeit bewahren, selbst individuelle Ideen einzubringen? Sie haben jedoch keine Erfahrung in der Eventplanung und trauen sich die Organisation einer größeren Weihnachtsfeier nicht zu? Dann könnte es sinnvoll sein, sich an professionelle Eventplaner zu wenden, die Ihre Feier individuell auf  Ihre Wünsche zuschneiden – eine tolle Alternative zu den beiden oben genannten Möglichkeiten!

Bei der Wahl der Aktivitäten für die Weihnachtsfeier bietet es sich an, Ihre Mitarbeiter einzubeziehen, etwa durch eine Abstimmung aus verschiedenen vorgegebenen möglichen Events. So vermeiden Sie Enttäuschungen und Ihre Mitarbeiter treffen letztlich selbst die Entscheidung, welche Feier Ihnen am meisten zusagt.

Und das alles in einem Rundum-Sorglos-Paket ohne zusätzliche Kosten. Die individuelle Planung, Organisation und Durchführung Ihres Weihnachtsevents mit Profis an Ihrer Seite – machen Sie Ihre Veranstaltung zum Erfolg!

 

Das waren die ersten beiden Schritte, die Sie gehen sollten, wenn Sie eine Weihnachtsfeier planen. Im zweiten Teil dieses Artikels erfahren Sie, was Sie darüber hinaus zum Thema wissen müssen. Hier finden Sie den 2. Teil unseres Weihnachtsfeier-Knigge.

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Der Weihnachtsfeier Knigge Teil 1

Vorwort: Eine stressige besinnliche Weihnachtszeit

Weihnachten. Das ist die Zeit im Jahr, um einmal zur Ruhe zu kommen, das Jahr Revue passieren zu lassen und eine besinnliche Zeit im Kreise der Familie zu verbringen – zumindest theoretisch. Denn für viele wird die eigentlich „besinnliche“ Weihnachtszeit zu einem kommerzialisierten Stress-Geschäft: das teuerste Geschenk, die tollste Karte, Weihnachtsshopping hier, Plätzchen backen da. Jede Woche eine Weihnachtsfeier, die Suche nach dem perfekten Tannenbaum und was ist eigentlich mit dem alljährlichen Skiurlaub?

Wenn Ihnen schon beim Lesen ein wenig schwindelig wird, dann kennen wir ein einfaches Rezept: Gehen Sie Weihnachten einmal entspannter an! Mit gut durchdachter Planung wird Ihr Weihnachtsfest das, was es in der Theorie jedes Jahr ist: besinnlich. Das gilt nicht nur für das eigentliche Fest mit der Familie, sondern auch für die betriebliche Weihnachtsfeier in Ihrem Unternehmen.

Schenken Sie Anerkennung mit einer Firmenweihnachtsfeier

Die (Vor-)Weihnachtszeit ist für Sie als Unternehmer die ideale Gelegenheit, Ihren Mitarbeitern Anerkennung zu schenken und für die geleistete Arbeit Dankbarkeit zu zeigen, die von Herzen kommt. Ein betriebliches Weihnachtsfest sollte kein protziges Event sein, sondern die Gelegenheit bieten, in lockerer Atmosphäre zusammenzukommen. Zeigen Sie Ihren Kollegen, dass Sie sich Gedanken gemacht haben, und bieten Sie ihnen ein geselliges Event, das zu ihnen passt. Ein gemeinsames Essen im Restaurant ist zwar eine nette Geste, doch für Ihre Mitarbeiter wünschen Sie sich mehr als eine Standard-Feier, schließlich geht es hier vor allem darum, gemeinsam mit dem Team unvergessliche Stunden zu verleben – Alltagsstress adieu!

„Die Art des Gebens ist wichtiger als die Gabe selbst.“ (Pierre Corneille)

Die perfekte Weihnachtsfeier zu organisieren ist gar nicht einfach, wenn man bedenkt, dass Sie immerhin die wichtigsten Menschen um sich herum damit beschenken möchten. Sie machen das Unternehmen erst zu dem, was es ist, und dafür sollen sie die angemessene Wertschätzung bekommen. Bedacht werden müssen also nicht nur die Gästeanzahl, Location und Catering, sondern vor allem auch mögliche Programmpunkte, die nicht bei jeder 08/15-Weihnachtsfeier zu finden sind. Schließlich soll die Feier mit dem Betrieb etwas ebenso Besonderes sein wie Ihre Mitarbeiter selbst.

Lehnen Sie sich relaxed zurück, sehen Sie sich unseren „4-Schritte-Plan zur perfekten Betriebsweihnachtsfeier“ an und sorgen Sie dieses Jahr für wahrhaft besinnliche Weihnachtstage, an die Sie und Ihre Kollegen sich gerne erinnern werden.

 

Schritt 1: Die Planung

Für jedes Event gilt: Eine gute Vorbereitung ist das A und O. Und das bedeutet, dass man mit der Planung eigentlich nie zu früh loslegen kann. Vier bis sechs Monate sollten jedoch (je nach Größe des Events) ausreichen. Denn es muss Einiges bedacht werden, und ein Brainstorming sowie anfängliches Ideensammeln entwickeln sich durch diszipliniertes Vorgehen nach und nach zu einer gut geplanten Veranstaltung. Zum endgültigen Buchen und Organisieren bleibt noch genug Zeit, zunächst einmal soll der Prozess in Gang gebracht und die ersten Entscheidungen vorbereitet werden. Denn so ganz von allein organisiert sich keine Weihnachtsfeier. Insbesondere, wenn mehrere Personen in die Organisation involviert sind und sich untereinander intensiv absprechen müssen, ist eine frühzeitige Vorbereitung besonders wichtig. Idealerweise sollten jedoch nicht mehr als drei Personen mit der Organisation betraut werden, um die Planung nicht unnötig zu verkomplizieren. Es gibt außerdem die Möglichkeit, eine Weihnachtsfeier durch eine externe Agentur organisieren zu lassen. Ihr Vorteil dabei: Sie lassen Profis ans Werk und sparen Opportunitätskosten ein. Outsourcing kann sich daher also sehr lohnen!

1. Ziele formulieren und Teilnehmerliste erstellen

Das Wichtigste an Ihrer Weihnachtsfeier: Eindeutig die Gäste! Daher empfehlen wir als ersten Schritt, eine Teilnehmerliste zu erstellen. Klingt banal, ist es aber nicht. Das Erstellen einer Gästeliste kann deutlich aufwendiger und langwieriger sein als gedacht! Nicht nur, dass alle Kontaktdaten auf dem neuesten Stand sein müssen (ist in letzter Zeit vielleicht jemand umgezogen oder neu dazugekommen?), vor allem müssen Sie sich darüber bewusst werden, was das Ziel Ihrer Veranstaltung ist (Mitarbeiterbindung, Teambuilding, Kundenbindung, Aufmerksamkeit für Ihr Unternehmen) und wen Sie daher einladen wollen. Auf jeden Fall gehören natürlich Ihre Belegschaft beziehungsweise die verschiedenen Abteilungen dazu. Stellt sich die Frage: Laden Sie auch Ehepartner oder die gesamte Familie mit ein? Was ist mit ehemaligen Mitarbeitern oder solchen, die erst im Januar neu hinzukommen? Möchten Sie auch Ihre Kunden, Geschäftspartner oder gar Pressevertreter dabeihaben? Sie sehen: Die Ziele Ihres Weihnachtsevents haben große Auswirkungen auf die Veranstaltung – auf ihre Größe, das Budget und die Zahl der Teilnehmer. Und genau diese Parameter sind maßgeblich entscheidend für den Erfolg Ihrer betrieblichen Weihnachtsfeier.

2. „Save-the-Date“-Info herausgeben

Sobald die Teilnehmer feststehen, sollten Sie den Termin des Events festlegen und schnellstmöglich auch an die Gäste kommunizieren. Insbesondere am Ende des Jahres häufen sich die Termine, der Jahresabschluss ist fällig, die Inventur steht an und auch im Privatleben der Beschäftigten stehen höchstwahrscheinlich mehrere Weihnachtsfeiern an. Die „Save-the-Date“-Info wird in den meisten Fällen elektronisch herausgegeben, das ist schlicht einfacher und noch dazu umweltfreundlicher.

Auch für die eigentlichen Einladungen können Sie sich überlegen, wie Sie diese versenden, denn handfeste Einladungen sind persönlicher und wirken verbindlicher als beispielsweise eine schlichte Einladung über das Intranet. Je nach Auflage der Einladungen kann man diese entweder per Post versenden oder direkt am Arbeitsplatz verteilen – die Umwelt freut sich.

 3. Mini-Eventplan erstellen

Um einen Überblick über das Projekt zu bekommen, können Sie einen kleinen Eventplan erstellen, der Ihnen dabei hilft zu vermeiden, dass etwas noch in letzter Sekunde organisiert werden muss und die Feier ein Flop wird. Denn die Weihnachtsfeier sollte ein wichtiges Thema im Jahresplan sein. Setzen Sie sich für die verschiedenen Etappen der Planung Deadlines! Wichtig ist: Arbeiten Sie die Liste strukturiert und der Reihe nach ab. So kommen Sie nicht durcheinander und laufen keine Gefahr, wichtige Aspekte zu übersehen. Eine gute Hilfestellung können „Meilensteine“ im Eventplan sein. Diese helfen Ihnen noch besser, die Übersicht zu bewahren. Nach der Festlegung des Budgets kann Ihr erster wichtiger Meilenstein auf dem Eventplan beispielsweise die Festlegung der Location sein: Soll die Feier auf dem Firmengelände oder extern stattfinden? Wie sieht es mit der Ausstattung sowie mit Kühl- und Lagermöglichkeiten aus, welchen Platz brauchen Sie für sich und Ihre Gäste, wie lässt sich das Catering regeln? Ist der Ort für jeden gut erreichbar oder müssen Sie gegebenenfalls Hotelzimmer hinzu buchen?

 

Schritt 2: Die Auswahl

Sie haben Ihre Ziele formuliert, die Teilnehmer informiert und einen Zeitplan erstellt. Jetzt heißt es: Ran an die Arbeit! Und wie sich diese gestaltet, liegt ganz bei Ihnen.

1. Der Klassiker: Essen gehen oder ein vorgegebenes Event buchen

Eine typische Weihnachtsfeier sieht so aus: Man macht vielleicht etwas früher bei der Arbeit Schluss und begibt sich in ein vorher gebuchtes Restaurant – oder, noch unkomplizierter, einfach auf den Weihnachtsmarkt. Das Risiko, dass jemand das nicht mögen könnte, ist quasi gleich null. Teambuilding? Nicht wirklich. Denn in der Location Ihrer Wahl setzen sich diejenigen zusammen, die sich auch auf der Arbeit schon gut verstehen, und Grüppchenbildung spaltet ein Team eher, als dass sie es eint. Es gibt jedoch auch zahlreiche Agenturen, bei denen Sie eine Weihnachtsfeier mit spannenden Programmpunkten ganz einfach buchen können. Das nimmt Ihnen die Organisation ab, hat jedoch den Nachteil, dass auf individuelle Wünsche und Anregungen oft nicht eingegangen werden kann.

2. Individuell: Organisieren Sie Ihre Weihnachtsfeier komplett selbst

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3. Individuell und professionell

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Bei der Wahl der Aktivitäten für die Weihnachtsfeier bietet es sich an, Ihre Mitarbeiter einzubeziehen, etwa durch eine Abstimmung aus verschiedenen vorgegebenen möglichen Events. So vermeiden Sie Enttäuschungen und Ihre Mitarbeiter treffen letztlich selbst die Entscheidung, welche Feier Ihnen am meisten zusagt.

Und das alles in einem Rundum-Sorglos-Paket ohne zusätzliche Kosten. Die individuelle Planung, Organisation und Durchführung Ihres Weihnachtsevents mit Profis an Ihrer Seite – machen Sie Ihre Veranstaltung zum Erfolg!

 

Das waren die ersten beiden Schritte, die Sie gehen sollten, wenn Sie eine Weihnachtsfeier planen. Im zweiten Teil dieses Artikels erfahren Sie, was Sie darüber hinaus zum Thema wissen müssen. Hier finden Sie den 2. Teil unseres Weihnachtsfeier-Knigge.

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