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Warum überhaupt eine Weihnachtskarte?
Es ist jetzt schon über 170 Jahre her, dass der britische Staatsbeamte Sir Henry Cole die allererste Weihnachtskarte der Welt erfand. Im Dezember 1843 beauftragte er den Illustrator John Callcott Horsley eine Karte mit dem Text „Merry Christmas and a Happy New Year to You“ zu kreieren. Horsley ließ sich durch die Form eines Altarbildes inspirieren und komponierte das Bild eines Familienfestes, umrahmt von Zweigen und Reben, die dem Betrachter Fröhlichkeit und Wohltätigkeit vermittelten.
1000 Weihnachtskarten in einer handkolorierten Auflage gingen in den Druck, die zu dem damals horrenden Preis von 1 Shilling pro Stück verkauft wurden. Bei einer Auktion im November 2001 wurde eine dieser Karten zum Rekordpreis von 22.500 Pfund versteigert!
Weihnachtskarten haben also einen Wert. Dabei geht es aber nicht um den produktionstechnischen Wert der Erstellungskosten, sondern vielmehr um den Wert, der „dahinter“ steckt. Es geht um Wert-Schätzung.
Weihnachten ist der Zeitpunkt im Jahr, wo Sie die ideale Gelegenheit haben, den Menschen, die dafür Sorge trage, dass es Ihr Unternehmen überhaupt gibt, DANKE zu sagen: Kunden, Mitarbeitern, Lieferanten, Geschäftspartnern, Netzwerk und Multiplikatoren. Ohne diese Menschen gäbe es Ihren Job nicht. Es gäbe nicht mal das Unternehmen, in dem Sie gerade arbeiten.
Für viele Unternehmen ist Weihnachten in der Tat der einzige Zeitpunkt, wo sie diesen wichtigen Menschen ihre Dankbarkeit und Anerkennung zeigen. Damit kommt der Weihnachtskarte eine sehr wichtige Bedeutung zu. Sie ist das stellvertretende Dankeschön für ein ganzes Jahr voller Aufträge, Engagement, Empfehlungen, Zusammenarbeit, Vertrauen und Partnerschaft.
Wenn Sie den für Ihre Firma wichtigsten Menschen für all das danken möchten, hat dieser Prozess etwas mehr Aufmerksamkeit verdient als ihm im Alltag oft zuteilwird – und dieser geht über das bloße „Weihnachtskarten verschicken“ auf einer zerknitterten To-Do-Liste hinaus. Immerhin geht es um die bedeutendsten Menschen im und rund um Ihr Unternehmen.
Von der Pflicht zur Kür
Oft sind Weihnachtskarten eine lästige Pflicht, die alle Jahre wieder neben dem Alltagsgeschäft auch noch irgendwie erledigt werden muss. Das ist schade. Wenn Sie ein Abendessen mit wichtigen Kunden planen, würden Sie auch nicht irgendwo in einem drittklassigen Restaurant eine Stunde vor Eintreffen irgendeinen Platz reservieren. Sie überlegen genau, was zu Ihrem Unternehmen – und im besten Fall – was zu Ihrem Kunden passt. Schließlich soll der Kunde ja einen guten Eindruck von Ihrem Unternehmen haben.
Genauso machen wir es mit Events, Messen oder anderen Marketingaktivitäten, die beim Empfänger ein positives Bild von unserer Firma hinterlassen sollen. Und bei der Weihnachtskarte? Greifen wir oft zum Standard-Motiv. Mit Standard-Text. Und Standard-Gestaltung. Ist „Standard“ die Botschaft, die Sie Ihren wichtigsten Menschen zukommen lassen wollen?
Wenn Ihre Antwort hierauf ein klares NEIN ist, sollten Sie sich den „7-Schritte-Plan zur perfekten Business-Weihnachtskarte“ in Ruhe ansehen.
Damit Ihre diesjährigen Weihnachtskarten (und Neujahrsgrüße) schon bei der Gestaltung das machen, was sie bei Ihren Empfängern auslösen sollen: Freude.
Schritt #1: DIE PLANUNG
Der Sieg liebt die Vorbereitung
Auch wenn Weihnachten das Fest der Liebe ist, lassen Sie uns für einen kleinen Moment einen Abstecher ins Militärische machen. Denn – zumindest die Weihnachtspost – ist in gewisser Weise ein ganz schönes Schlachtfeld. Es ist Krieg. Sie führen den Kampf um die Aufmerksamkeit. Und Sie sind nicht allein. Damit Sie als Aufmerksamkeits-Sieger aus dieser für Ihr Unternehmen so wichtigen Jahresendschlacht hervorgehen, ist eine disziplinierte Vorbereitung von großem Vorteil.
Beginnen Sie JETZT
Man kann nie früh genug mit der Planung beginnen. Beginnen heißt noch nicht, dass Sie die Karten in den Druck geben. Denn es gibt davor zahlreiche Schritte, die bedacht werden müssen. Beginnen heißt vor allem, den Prozess zu starten und erste Entscheidungen vorzubereiten.
Besonders wenn mehrere Personen in den Prozess eingebunden sind, empfiehlt sich eine frühzeitige Planung. Bis die endgültige Weihnachtskarte zur Post geht, können oft mehrere Wochen ins Land ziehen. Wie in der Weihnachtsbäckerei gilt auch bei Karten: zu viele Bäcker verderben den Teig. Versuchen Sie das Entscheidungsgremium auf maximal drei Personen zu reduzieren.
I. Die Empfängerliste updaten
Wenn Sie über eine topgepflegte und ganzheitliche CRM (Customer Relationship Management)-Software verfügen, können Sie diesen Punkt überspringen. Ihnen kann man wirklich gratulieren, denn Sie gehören zu den ganz wenigen Unternehmen, die nur auf einen Knopf drücken müssen und sowohl alle Adressdaten als auch die benötigte Auflage sofort parat haben.
Für die meisten Firmen ist dieser Punkt allerdings etwas aufwendiger. Im Idealfall gibt es da noch diese Excel-Liste aus dem letzten Jahr. Wo war die nochmal abgelegt? Jetzt müssen nur noch alle Neukunden aus diesem Jahr ergänzt werden. Und vielleicht will der Vertrieb ja auch noch, dass aktuelle Interessenten ebenfalls eine Weihnachtskarte oder Neujahrsgrüße erhalten – was ja absolut Sinn macht. Wenn es diese Excel-Liste aus dem letzten Jahr wirklich gibt, muss sie in jedem Fall auf den neuesten Stand gebracht werden. Vielleicht sind Kunden umgezogen – oder im schlechtesten Fall haben Sie auch Kontakte in der Liste, die keine Kunden mehr sind.
Sie wollen auch Ihren Mitarbeitern einen Weihnachtsgruß schicken? Gerade in Zeiten verstärkter Bemühungen um Mitarbeiterbindung müssen auch hier die Daten überprüft werden. Neuzugänge, Abwanderungen oder Kollegen, die im Januar beginnen? Aus unserer Erfahrung kann dieser Prozess je nach Unternehmensgröße und Anzahl der Abteilungen durchaus mehrere Wochen dauern.
Zugegeben, dieser Teil der Weihnachtskarten-Planung gehört eher zur Pflicht als zur Kür. Aber er ist essentiell und entscheidet zu einem großen Anteil über den Erfolg Ihrer Aussendung, wenn Sie schließlich die Weihnachtkarten verschicken. Denn nur wenn Ihr individueller Gruß auch die richtigen Menschen erreicht, kann er wirken. Außerdem benötigen Sie für Ihre Kalkulation eine Auflagengröße – und dafür brauchen Sie die aktuelle Anzahl Ihrer Kontakte. Natürlich können Sie diese Liste parallel zu den weiteren Planungen führen – final benötigen Sie diese erst für den Adresseindruck. Das bringt uns zu einer weiteren wichtigen Frage.
II. Intern selbst konfektionieren oder fremdvergeben?
Die Weihnachtskarten müssen in einen Umschlag gesteckt, adressiert und frankiert werden. Bei kleineren Auflagen ist dies sicher ein Thema, welches intern gelöst wird. Bei größeren Stückzahlen kann sich ein Fremdangebot durchaus lohnen. Denn oft werden bei der internen Konfektionierung die Oppurtinitätskosten außer Acht gelassen.
Wenn Ihre Mitarbeiter Weihnachtskarten eintüten, können sie in dieser Zeit nicht der Arbeit nachgehen, die der Firma in der Regel eine höhere Wertschöpfung bringt. Sollten Sie im Dezember also gerade keine Schar von fleißigen Praktikanten-Elfen anwesend haben, empfiehlt sich bei höheren Auflagen fast immer das Outsourcen. Die Konfektionskosten je Karte betragen in der Regel nur wenige Cent.
III. Mini-Projektplan
Das Weihnachtskarten-Projekt sollte ein wichtiges Thema im Jahresplan sein, aber es ist auch keine Raketen-Wissenschaft. Trotzdem lohnt es sich, einen kompakten Mini-Projektplan zu entwickeln – einfach damit Sie den Überblick haben und das Schlimmste vermieden wird: Ein verspäteter Weihnachtsgruß!
Im Business ist dieser beinahe unverzeihlich. Die Deadline in diesem Projektplan sollte so eingerichtet sein, dass Ihre gedruckten Weihnachtskarten 10 bis 14 Tage vor dem Fest bei Ihren Empfängern eintreffen. So stellen Sie sicher, dass Ihre Karte den Empfänger selbst dann rechtzeitig erreicht, wenn dieser über die Feiertage verreist.
Mögliche Meilensteine in Ihrem Projektplan sind: Festlegung der Karte, Bestimmung des Grußtextes, Individualisierung des Designs, Druck, Konfektion und Versand.
Schritt #2: DIE AUSWAHL
Wer die Wahl hat, hat die Qual
Aber Qual kommt ja bekanntlich von Qualität. Und die sollte bei der Auswahl eine übergeordnete Rolle spielen. Erinnern wir uns: Die Weihnachtskarte transportiert Ihr Dankeschön zu den wichtigsten Menschen nach außen. Wenn Sie das ernst nehmen und Sie nicht gerade im absoluten Billigsegment unterwegs sind, sollten Discount-Weihnachtskarten tabu sein. Der österreichische Kommunikationswissenschaftler Paul Watzlawick hat es auf den Punkt gebracht: „Wir können nicht nicht kommunizieren“. Sie erzeugen mit allem was Sie tun- oder eben auch nicht tun – ein Image in den Köpfen Ihrer Empfänger. Auch Weihnachts- und Neujahrsgrüße sind Botschaften, und die sagen immer zweierlei: etwas über den Sender und etwas darüber, was der vom Empfänger hält.
Wenn Sie zu einer niederen Qualität greifen, sagen Sie Ihren Kunden nichts anderes als „Sie sind uns nicht mehr wert“. Sollte das Budget für eine angemessene Weihnachtskarte (je nach Auflage zwischen 0,80 bis 5,00 Euro) nicht vorhanden sein, verzichten Sie lieber ganz auf einen Weihnachtsgruß als sich zu blamieren, denn mit Ihren Weihnachtskarten verschicken Sie lieber Wertschätzung und Dankbarkeit als ein „Das musste eben gemacht werden“.
Genau wie ein Kunde spürt, ob sich jemand Mühe und Gedanken gemacht hat, merkt er es eben auch, wenn beides nicht der Fall ist. Alternativ können Sie sich auch nur auf Ihre absoluten Top-Kontakte konzentrieren, um durch die geringere Auflage das Gesamtbudget zu reduzieren.
Einskommafünfmillionen
Wir haben sie in der Tat nicht alle gezählt, aber es dürfte in etwa so viele Weihnachtskarten-Motive zur Auswahl geben. Wenn Sie nicht mehrere Jahre Ihrer Lebenszeit in die Sichtung stecken möchten, brauchen Sie einen Filter.
Grundsätzlich können Sie zwischen den folgenden Arten wählen:
I. Der Klassiker: Die Karte aus dem Katalog
Hier haben Sie eine riesige Auswahl von festen Motiven aus den unterschiedlichsten Richtungen. Klassisch, modern, nach Farben sortiert, mit oder ohne Prägung, Comic-Stil oder Foto-Impressionen. In der Regel können Sie hier die Innenseiten mit einem Eindruck versehen oder ein Blatt wird bedruckt und in die Karte eingelegt. Sie profitieren von einem guten Preis-/Leistungsverhältnis, nehmen dafür aber wenig individuelle Gestaltung in Kauf. Wenn es ganz blöd kommt, kriegt Ihr Kunde die Karte mit Ihrem Motiv gleich viermal. Im Worst Case auch noch genau von Ihrem Konkurrenten!
II. Die Individuelle: Weihnachtskarten nur für Sie gemacht
Bei diesen Weihnachtskarten briefen Sie in der Regel einen Anbieter und dieser entwickelt ein individuelles Motiv, das exakt auf Ihre Wünsche zugeschnitten ist.
Hier sollte sich ein direkter Bezug zu Ihrer Philosophie, Ihren Produkten und Dienstleistungen oder zumindest Ihrer Branche wiederfinden. Natürlich werden diese Karten passend zu Ihrem Firmenauftritt gestaltet. So werden original Firmenfarben, Schriftarten und Ihr Logo verwendet. Im Vergleich zur Katalogkarte sind diese Weihnachtskarten meist teurer, da Sie das Honorar für den Grafiker oder die Werbeagentur zahlen müssen – unabhängig von der Auflage.
Weihnachtsplaner hat hier ein in Europa einzigartiges System entwickelt, bei dem Sie auch für solche individuellen Motive von Beginn an mit einem All-inclusive-Preis kalkulieren können. Zudem erhalten Sie zur besseren Entscheidungsfindung erste Ideen vollkommen kostenfrei.
III. Die individuelle Katalogkarte: Eine Revolution im Weihnachtskarten-Markt
Seit zehn Jahren gibt es zu den beiden ersten Varianten eine attraktive Alternative. Sie wählen eine Grundkarte aus einem großen Ideenportfolio. Dieses Weihnachtskarten Motiv wird allerdings dann – anders als bei der klassischen Katalogkarte – komplett auf Sie zugeschnitten. Die Karte wird auf Ihre originalen Firmenfarben angepasst, Sie können Ihren Wunschtext auf Außen- und Innenseite platzieren, Ihre Firmenschriftart wird verwendet und Ihr Logo wird optisch ansprechend integriert.
Das alles zum All-inclusive-Preis und ohne weitere Zusatzkosten für die Individualisierung der Weihnachtsgrüße. Sie erhalten also eine individuell für Sie gestaltete Karte zum Standard-Preis.
Aufruf zur Be-Musterung
Für welche Variante Sie sich auch entscheiden, Sie sollten sich in jedem Fall Ihr/e Wunschmotiv/e als Muster anfordern. Stellen Sie dabei sicher, dass Sie wirklich die Muster der Karten bekommen, die in Ihre engere Auswahl gekommen sind. Viele Anbieter verschicken nur Auszüge Ihrer Kollektion, aber keine Einzelkarten. Das hilft Ihnen nicht weiter. Sie wollen ja wissen, wie genau Ihre Wunschkarte aussieht. Wenn Sie sich noch nicht entschieden haben, können Sie sich auch eine Mustermappe mit verschiedenen Weihnachtskarten zukommen lassen. Diese sollte für Sie kostenlos sein. Wenn Anbieter für Muster Geld verlangen, sollten Sie überlegen, ob dies der richtige Dienstleister für Sie ist. Schließlich wollen Sie ja einen Auftrag platzieren und nicht Muster kaufen.
Ein Gratis-Muster der Karten finden Sie auf den jeweiligen Karten-Produkt-Seiten.
Schritt #3: DIE GESTALTUNG
Design oder nicht sein – das ist hier die Frage
Die Gestaltung der Weihnachtskarte hat beim Empfänger einen entscheidenden Einfluss auf das Image, welches Sie mit Ihrer Karte bei ihm hinterlassen. Dies gilt auch für Katalogkarten, bei denen das Design der Vorderseite bereits festgelegt ist.
Hier ist es umso wichtiger, dass Sie ein Motiv wählen, das zu Ihrem Unternehmen passt – da es ja nicht individuell auf Sie zugeschnitten ist. Wirkungsvolle Gestaltung ist ein äußerst komplexer Prozess. Nicht umsonst beträgt die Grundausbildung drei Jahre. Grafik-Designer müssen viele Jahre studieren, um optimale Harmonien von Farbe, Text und Gestaltungselementen zu beherrschen. Das Fatale bei Gestaltung – und somit auch bei Weihnachtskarten: Jeder Mensch hat einen „Geschmack“. Er kann sagen, was ihm gefällt und was nicht. Keiner käme je auf die Idee, seinem Steuerberater oder Rechtsanwalt in Paragraphen reinzureden, weil er da eine andere Meinung zu hat.
Bei Gestaltung ist das (leider) anders. Wir sind alle irgendwie Gestalter. Vorinstallierte Grafikprogramme mit hunderten Schriftarten tun ihr Übriges dazu. Privat ist das ja für die Geburtstagseinladung auch alles wunderbar, aber in der Business-Kommunikation, wie etwa beim Weihnachtskarten Design, sollte man dieses Fach den Menschen überlassen, die wissen was sie tun. Im Fall Ihrer Weihnachtskarte heißt das, Farben, Formen, Schriften und Texte so zu gestalten, dass bei Ihren Empfängern das Gesamtbild erzeugt wird, welches Sie sich als Botschaft wünschen.
Noch ein Wort zur Inflation der Karten-Konfiguratoren. Mittlerweile können Sie auf zahlreichen Plattformen die Innenseiten Ihrer Weihnachtskarten online selbst gestalten. Wenn Sie nicht die unglaubliche Lust verspüren, sich Stunden Ihrer Arbeitszeit mit der Einarbeitung zu beschäftigen und nicht zufällig ein Design-Naturtalent sind, lautet auch bei dieser Alternative: Lassen Sie es doch lieber Menschen machen, die den ganzen Tag nichts Anderes tun, als Weihnachtskarten zu gestalten. Denn auch bei den Konfiguratoren besteht die große Gefahr, dass Sie am Ende vier verschiedene Schriftarten in den falschen Proportionen gesetzt haben – und es einfach unprofessionell beim Empfänger ankommt. Hier wird ein „Selbermachen“ übrigens nicht honoriert.
Gestaltungsgesetze sind psychologischer Natur und wirken immer – ob wir wollen oder nicht. Wenn das Weihnachtskarten Design keinen „runden“ Gesamteindruck bietet, denkt kein Kunde „Naja, aber die haben sich da bestimmt Zeit genommen und das selbst gestaltet“. Denken Sie auch an die Vollkostenrechnung für Ihre Firma. In der Regel sind Sie nicht für das Gestalten von Weihnachtskarten eingestellt worden. Während Sie sich daran versuchen, könnten Sie in der Zwischenzeit Dinge tun, die Ihrer Firma mehr bringen.
Das waren unsere ersten 3 Schritte, die Sie beachten sollten, wenn Sie Weihnachtskarten verschicken möchten. Im zweiten Teil des Weihnachtskarten-Knigge erfahren Sie, worauf Sie vor allem auch inhaltlich achten sollten. Hier finden Sie den 2. Teil unseres Weihnachtskarten-Knigge.